Iedere vereniging heeft bezittingen zoals opstallen, haven en terrein, inboedel en verenigingsboten. Het is verstandig een lange termijnplan te maken voor het onderhoud van deze eigendommen. Dit doe je met een meerjarenonderhoudsplan (MJOP), een instrument om de uitvoering van het onderhoud te plannen en te begroten.
De meest voorkomende reden om een MOP te willen is om grip te krijgen op het uit te voeren onderhoud en planning van de uitgaven. Corporaties, VvE’s (vereniging van eigenaren), zorginstellingen, overheden en onderwijsinstellingen maken om die reden vaak gebruik van een MJOP. Het instrument kan ook (water)sportverenigingen een handig hulpmiddel zijn om inzicht te krijgen in het benodigde onderhoud en de kosten die hiermee gemoeid zijn. Door vooruit te kijken kom je niet voor verrassingen te staan waardoor je voor een begrotingswijziging terug naar de leden moet. Niet voor niets zijn VvE’s wettelijk verplicht een MJOP te gebruiken.
Kwaliteitsniveau bepalen
Doel van het onderhoud is instandhouding van alle bezittingen. Hierbij kan het ook vervanging van onderdelen gaan, zoals bijvoorbeeld van een cv-ketel. Het op stellen van een MJOP begint altijd met het vaststellen van het gewenste kwaliteitsniveau. Bij bijvoorbeeld een nieuw gebouw wordt vaak een niveau gekozen waarbij we de normale slijtage accepteren. Zolang die slijtage het functioneren van het gebouw niet in weg staat zonder dat er onomkeerbare schade door bijvoorbeeld houtrot ontstaat. Extremen in kwaliteitsniveaus zijn het in stand houden in nieuwstaat of in het andere uiterste het nalaten van onderhoud en het op den duur laten verkrotten van een gebouw.
Kosten begroten
Zodra we de keuze hebben gemaakt kunnen we de kosten voor instandhouding begroten. Belangrijk is, dat het gaat om de instandhouding van wat we hebben. Strikt genomen moet ook rekening worden gehouden met investeringen die nodig gaan zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan invalidenvoorzieningen, bekabeling, zonnepanelen en leidingwerk op de steigers. Of aan verhoging van het isolatieniveau om voldoende bestand te zijn tegen mogelijke energieprijsstijgingen. Dit soort overwegingen hoort in het eerste stadium nog niet thuis in een MJOP. De uitgaven hiervoor vragen om een aparte begrotingspost waarvoor een Algemene ledenvergadering goedkeuring moet geven. Wanneer de kwaliteit verhogende voorzieningen eenmaal zijn gerealiseerd, zijn ze onderdeel van het gebouw of van de haven geworden en wordt de instandhouding in de daarop volgende jaren wél in het MJOP opgenomen.
Keuzes maken
Voor opstallen en havenfaciliteiten is het gebruikelijk om tien jaar vooruit te kijken en te begroten. Door keuzes te maken kunnen we grote pieken in de jaarschijven afvlakken. Voorbeeld: we zien in een bepaald jaar de noodzaak om de dakbedekking van onze gebouwen te vervangen en toevallig staat in het MJOP van de haven en terreinen ook de vervanging van het asfalt gepland. Welke van de twee kan een jaar opschuiven?
Actueel houden
Ieder jaar moet het MJOP worden geactualiseerd. Klopt de theorie nog wel met de werkelijke staat van bijvoorbeeld het gebouw of kunnen we een activiteit nog een jaartje langer uitstellen? Kunnen we het werk met de inzet van vrijwilligers uitvoeren of moeten we het uitbesteden? Geld hebben is tenslotte nog geen reden om het uit te geven. Verder moeten we een inschatting maken van de prijsstijgingen en dus indexeren. Dit laatste doen we over het algemeen voor het aanstaande begrotingsjaar.
Wil je weten hoe een MJOP eruit ziet? Op internet zijn diverse voorbeelden te vinden.
Juni 2023
